Onder een coachcliënt versta ik in deze context iedere persoon die overweegt of (al) heeft besloten om zich door mij te laten coachen. Vanaf het eerste moment dat iemand via mail of telefoon aangeeft die mogelijkheid te willen onderzoeken, door informatie op te vragen of een kennismakingsgesprek in te plannen, beschouw ik iemand als een potentiële coachcliënt en behandel ik diegene als zodanig.

Dit leg ik vast bij het eerste contact

Wanneer je je telefonisch, via mijn websites of via mail aanmeldt voor een van mijn diensten, vraag ik je om de volgende persoonsgegevens te verstrekken:

• je voornaam en achternaam
• je mailadres
• je telefoonnummer
• jouw werkgever en functienaam

Met deze gegevens maak ik een persoonlijk dossier aan in Rapasso, een beveiligd geautomatiseerd cliëntvolgsysteem, dat niet toegankelijk is voor derden.

Tijdens het intake- / kennismakingsgesprek maak ik schriftelijke aantekeningen. Deze aantekening scan ik in en koppel ik aan je dossier. Je krijgt de originele aantekening mee en de oorspronkelijke scan verwijder ik van mijn scanapparaat. In Rapasso maak ik ook een kort gespreksverslag, zodat ik kan teruglezen wat we besproken en afgesproken hebben.

Dit leg ik vast als we tot coaching overgaan

Wanneer je een coachgesprek of -traject met mij aangaat, verwerk ik de volgende aanvullende persoonsgegevens in jouw dossier:

• je adres, postcode en woonplaats
• je geboortedatum

Deze gegevens voer ik in omdat ik die nodig heb bij het opmaken van de factuur die bij het traject hoort.

Tijdens ieder gesprek maak ik schriftelijke aantekeningen. Deze aantekeningen scan ik in en koppel ik aan jouw dossier. Jij krijgt de originele aantekening mee en de oorspronkelijke scan verwijder ik van mijn scanapparaat. In Rapasso maak ik een kort gespreksverslag, zodat ik kan teruglezen wat we besproken en afgesproken hebben. Dit verslag deel ik niet met je – het zijn enkele steekwoorden die me helpen onthouden wat we besproken hebben en wat we een volgende keer kunnen bespreken. Weet dat je ze te allen tijde bij mij op kantoor kunt inzien.

Communicatie

Vanaf het moment dat ik jouw dossier heb aangemaakt, verwerk ik al onze contacten in dit Rapasso dit dossier: ik upload onze mailwisseling daarin, naast de korte verslagen van onze persoonlijke of telefonische gesprekken. Dit doe ik om een volledig en actueel plaatje over je paraat te hebben op het moment dat wij elkaar weer spreken.

Tijdens een coachtraject communiceren jij en ik over voorbereidingsopdrachten en nieuwe afspraken via het cliëntportaal van Rapasso. Voor de duur van het traject (+ 2 weken) krijg je toegang tot jouw persoonlijke Rapasso portaal dat beschermd wordt met een inlogcode en wachtwoord. Twee weken na afloop van het traject sluit dit portaal en heb je hier geen toegang meer toe, tenzij daar op uw verzoek een ander besluit over is genomen.

Ik bied je ten alle tijde de mogelijkheid tot het inzien, veranderen of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op enig moment aan mij zijn verstrekt.

Doeleinden

Ik verzamel of gebruik geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die ik hier boven heb beschreven in mijn privacybeleid, tenzij ik van te voren jouw toestemming hiervoor heb verkregen.

Beveiliging

Ik bewaar alle persoonlijke gegevens van mijn relaties in beveiligde systemen en daarmee op beveiligde servers. Deze gegevens zijn niet toegankelijk zonder het gebruik van een inlogcode en wachtwoord.

Bewaartermijn persoonlijke gegevens

Jouw dossiergegevens bewaar ik gedurende 20 jaar, zoals dat wettelijk is vastgesteld. Mocht ik uitvallen vanwege ziekte of overlijden, dan heb ik een waarnemer aangesteld die jouw dossiergegevens voor de resterende periode in een veilige omgeving bewaart.

Derden

Ik deel jouw persoonsgegevens niet met derden, behalve wanneer is nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met de organisatie die jouw gegevens krijgt, sluit ik een overeenkomst af om te zorgen voor de beveiliging en bescherming van jouw gegevens.

Aanpassen/uitschrijven communicatie

Als je jouw gegevens wilt aanpassen of jezelf uit mijn bestanden wilt laten halen, kun je contact met mij opnemen:

LoopbaanIMPULS

Esther Esselbrugge

Luzernevlinder 58

7943 TE Meppel

esther@loopbaanimpuls.com

Onder een opdrachtgever versta ik in deze context iedere persoon die met mij contact opneemt in verband met het mogelijk coachen van een van zijn/haar medewerkers of het uitvoeren van een training, workshop of lezing. Vanaf het eerste moment dat iemand via mail of telefoon aangeeft die mogelijkheid te willen onderzoeken, door informatie op te vragen of een kennismakingsgesprek in te plannen, beschouw ik iemand als een potentiële opdrachtgever en behandel ik diegene als zodanig.

Dit leg ik vast bij het eerste contact

Wanneer je telefonisch, via één van mijn websites of via mail informatie aanvraagt voor een van mijn diensten, maak ik een contactpersoon-dossier op jouw naam aan. Daarin leg ik de volgende persoonsgegevens vast:

• je voornaam en achternaam
• je mailadres
• je telefoonnummer
• de naam van de organisatie, instelling, vereniging etc. van waaruit je handelt
• je functienaam

Met deze gegevens maak ik een persoonlijk dossier aan in Rapasso, een beveiligd geautomatiseerd cliëntvolgsysteem, dat niet toegankelijk is voor derden.

Wat wij bespreken in ons voorgesprek leg ik als notitie vast in Rapasso, zodat ik onze afspraken kan terughalen op een later tijdstip. Ook een offerte of voorstel koppel ik aan je dossier in Rapasso.

Dit leg ik vast als de opdracht definitief is

Wanneer je de opdracht aan mij toekent, voeg ik de volgende informatie toe aan je dossier:

• de adresgegevens van de organisatie
• het mailadres waar ik de factuur naar toe kan sturen
• een kostenplaatsnummer indien je die op de factuur vermeldt wilt hebben

Dit doe ik om op de juiste manier mijn diensten te kunnen factureren.

Communicatie

Vanaf het moment dat ik jouw dossier heb aangemaakt, verwerk ik al onze contacten in dit Rapasso dit dossier: ik upload onze mailwisseling daarin, naast de korte verslagen van onze persoonlijke of telefonische gesprekken. Dit doe ik om een volledig en actueel plaatje over je paraat te hebben op het moment dat wij elkaar weer spreken.

Ik bied je ten alle tijde de mogelijkheid tot het inzien, veranderen of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op enig moment aan mij zijn verstrekt.

Doeleinden

Ik verzamel of gebruik geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die ik hier boven heb beschreven in mijn privacybeleid, tenzij ik van te voren jouw toestemming hiervoor heb verkregen.

Beveiliging

Ik bewaar alle persoonlijke gegevens van mijn relaties in beveiligde systemen en daarmee op beveiligde servers. Deze gegevens zijn niet toegankelijk zonder het gebruik van een inlogcode en wachtwoord.

Bewaartermijn persoonlijke gegevens

Jouw dossiergegevens bewaar ik 7 jaar, zoals dat wettelijk is vastgesteld. Alle andere gegevens verwijder ik na 2 jaar uit Rapasso.

Derden

Ik deel jouw persoonsgegevens niet met derden, behalve wanneer is nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met de organisatie die jouw gegevens krijgt, sluit ik een overeenkomst af om te zorgen voor de beveiliging en bescherming van jouw gegevens.

Aanpassen/uitschrijven communicatie

Als je jouw gegevens wilt aanpassen of jezelf uit mijn bestanden wilt laten halen, kun je contact met mij opnemen:

LoopbaanIMPULS

Esther Esselbrugge

Luzernevlinder 58

7943 TE Meppel

esther@loopbaanimpuls.com

Onder een netwerkrelatie versta ik in deze context iedere persoon waar ik geen klant-leverancier relatie mee heb, maar waar ik wel met enige regelmaat contact heb over zaken die aan mijn bedrijf of mijn functie gerelateerd zijn. Dan kan iemand zijn waarmee ik op LinkedIn gelinkt ben, of waar ik gezamenlijk een opdracht mee uitvoer.

Reden om enkele gegevens van deze personen vast te leggen is omdat ik ze óf op eenvoudige manier wil kunnen informeren over – voor hen – relevante ontwikkelingen of omdat ik daarmee op een centrale plek alle wederzijdse communicatie kan bewaren en raadplegen wanneer nodig.

Dit leg ik vast bij een (samenwerkings)relatie

Om op ieder gewenst moment op eenvoudige manier terug te kunnen grijpen naar onze onderlinge communicatie (afspraken), maak ik een dossier op jouw naam aan in Rapasso*, een geautomatiseerd en goed beveiligd cliëntvolgsysteem. In dat dossier verwerk ik:

• je voornaam en achternaam
• je telefoonnummer
• je mailadres
• jouw adres en woonplaats (als we elkaar ook persoonlijk ontmoeten)

Vanaf het moment dat ik je ‘dossier’ heb aangemaakt, koppel ik al onze communicatie uitwisselingen aan dat Rapasso* dossier: ik upload onze mailwisseling daarin, naast de korte verslagen van onze persoonlijke of telefonische gesprekken.

* Rapasso is een beveiligd systeem wat alleen voor mij toegankelijk is en wordt beveiligd met een wachtwoord.

Ik bied je te allen tijde de mogelijkheid tot het inzien, veranderen of verwijderen van alle persoonlijke informatie die op enig moment aan mij zijn verstrekt.

Doeleinden

Ik verzamel of gebruik geen informatie voor andere doeleinden dan de doeleinden die ik hier boven heb beschreven in mijn privacybeleid, tenzij ik van te voren jouw toestemming hiervoor heb verkregen.

Beveiliging

Ik bewaar alle persoonlijke gegevens van mijn relaties in beveiligde systemen en daarmee op beveiligde servers. Deze gegevens zijn niet toegankelijk zonder het gebruik van een inlogcode en wachtwoord.

Bewaartermijn persoonlijke gegevens

Jouw dossiergegevens bewaar ik 7 jaar, zoals dat wettelijk is vastgesteld. Alle andere gegevens verwijder ik na 2 jaar uit Rapasso.

Derden

Ik deel jouw persoonsgegevens niet met derden, behalve wanneer is nodig is voor de uitvoering van onze overeenkomst of om te voldoen aan een wettelijke verplichting. Met de organisatie die jouw gegevens krijgt, sluit ik een overeenkomst af om te zorgen voor de beveiliging en bescherming van jouw gegevens.

Aanpassen/uitschrijven communicatie

Als je jouw gegevens wilt aanpassen of jezelf uit mijn bestanden wilt laten halen, kun je contact met mij opnemen:

LoopbaanIMPULS

Esther Esselbrugge

Luzernevlinder 58

7943 TE Meppel

esther@loopbaanimpuls.com